朝气蓬勃
奋发有为
——校办\港澳台办2001年工作总结报告
根据校办\港澳台办的工作职责范围，按照学校的工作部署和校领导的有关指示，在2001年中，校办\港澳台办完成了应承担的各项常规工作任务和专项工作任务，现总结如下：
一、全年校办完成的常规工作主要有：
1.规划计划：牵头组织学校“十五”规划制订的具体工作。完成了《宁波大学“十五”建设发展规划》的起草和“双代会”、校长办公会议、党委会审议程序和上报备案、发布程序，协调各学院和主要的行政职能部门完成了14个学院的规划制订，完成了批复程序。参与了宁波高教园区北区及职教学院的规划工作。汇总起草了2001年学校行政工作要点，参与拟定《宁波大学2001年工作要点》；督促38个处级单位（部门）完成了各自的2000年工作总结，制定了2001年工作计划，督促行政职能部门制定了职能目标并参与了关于职能目标的年底考核。
2.制度建设：继续坚持组织开展规章制度建设工作。起草制定了《校长办公会议制度》、《受赠项目管理办法》、《后勤管理办法》、《统计工作实施办法》、《校务委员会章程》、《照片档案管理细则（试行）》、《医学院附属医院管理工作实施意见》7项规章制度，对《学院财务管理暂行办法》等30项规章制度进行了规范性审核，共立制36项、废止22项。向行政职能部门提出了下半年规章制度建设的具体建议。
3.机构管理：继续开展机构清理工作，组织完成了行政各非常设机构的调整，组织完成了各学院院务会议、学术委员会、教学委员会的组建和系、研究所、实验室的设置程序，编印了《宁波大学教学科研与行政管理机构设置一览》。
4.公文办理：共收到有文号的来文972份，其中办件约占1/3，此外还有无文号来文200余份，全部办毕；共办理以学校和校办名义发布的行政公文564份，此外还印发党务文件60余份。
5.综合资料：起草了2000年校务工作报告，编辑了2000年《校长报告书》、2001版《宁波大学简介》、《包氏家族与宁波大学》以及捐赠奖励项目的小型纪念画册5份，完成了《宁波大学画册》初稿，起草了30余份捐赠工程项目、捐赠奖励项目介绍材料和申博综合材料，筹备从2001年起编写《宁波大学年鉴》并拟定了编写方案。
6.综合信息：编发《一周简讯》及其专刊34期，共计340条短讯。
7.综合统计：组织并完成了2000年《校长报告书》附录部分和省教育厅高基报表、高基数据库、中基报表的统计工作，组织并完成了上级布置的设备、电化教育、教职工住宅、港台及华侨学生、外籍教师、出国人员等方面的专项统计工作，顺利完成了原海洋学校、林业学校统计工作的合并，组织了兼职统计员的上岗培训和继续教育工作。
8.综合档案：继续加强制度建设，修订了接受移交制度、借阅利用制度、安全保密制度；收集整理并立卷1037卷、实物档案153件、照片档案2000余张；接待280余人次320余卷档案查阅，按时完成了较大量的3次照片档案利用任务；编写了宁波大学档案全宗介绍、基础数字汇编、立卷说明、组织沿革、记事等编研材料，80余条记事编入宁波市大事记；启动了电子档案建设，经分类整理将900余份文件刻录到光盘，新增计算机档案目录数据库记录3000余条，开展了综合档案室网页建设。
9.印信管理：接待零星用印日均10余人次，主要是开据行政介绍信、婚姻介绍信、边防证、便函、成绩证明、身份证明等；接待小批量用印月均10余次，主要是科研项目申报、工程合同、行政公文、工作证等；大批量用印主要有劳动与聘用合同、教职工考核表、学生证、毕业证、学位证等。组织了行政处级单位（部门）印章管理检查和备案工作；此外还协调办理学校体制、机构改革中的行政印章变更。
10. 公务处理：共受理各单位、部门递交学校需协调办理的请示件137份（比2000年增加41份），办毕126份。
11. 信访处理：共受理师生员工来信来访61件，件件有答复。
12.对外联络：联络安排校行政领导走访兄弟院校、约见政府和教育行政部门领导汇报工作、考察有关单位50余次，向2000多个单位和个人邮寄了学校介绍材料和贺年卡。建立了与宁波11个县（市）、区的联络网；收集整理了校友联络信息，为校友办实事20余件；协助解决了18位引进高级职称人员的子女入中学问题。
13.公务接待：主要接待对象是兄弟院校领导，重要接待有朱训、葛洪升、刘健生、王芳、江泽慧及全国高教园区研讨会代表团、全国重点大学社科学报主编研讨会代表团、教育部机关党校考察团等，连同港澳台宾客接待，全年共接待99批次1200余人。
14.大型活动：参与、组织或协调了毕业生就业洽谈会、教育·科技·人才学术研讨会（及学报增刊组稿）、毕业典礼、新生接待与开学典礼、校运会、迎新团拜会等大型活动。
15.机关事务：坚持编发了33期“一周会议安排”和11个月的校行政月度工作安排、校办港澳台办月度专项工作安排，努力保持行政机关严谨、规范、有序的工作作风；协调完成了寒暑假安排和全年总值班工作。
16.会议管理：承担了次校长办公会议的组织和会务工作，完成了各次校长专题会议、协调会议、务虚会议的组织和部分会务工作。
17.领导勤务：承担了校行政领导和离任在职老领导公务活动的行程安排、借款报帐、办公用品供应、报刊信函收发等日常服务工作。
18.管理研究：调查研究高等教育发展环境与形势、学校重要工作的决策与进展，编发《决策参考》28期。
二、
全年校办完成的专项工作主要有：
1.组织开展了校标方案的征集、评选活动。
2.完成了首届二次“双代会”的提案总结报告和首届三次“双代会”60余份提案的办理工作，所有提案及办理过程全部上网。
3.牵头校务公开工作，撰写了《宁波大学校务公开工作总结交流材料》，参加了全省高校校务公开工作总结交流会议；
4.参与船员教育培训质量体系建设，配合海运学院通过了中期审核。
5.组织完成校区第五次人口普查工作，获省级先进个人、市先进单位称号。
6.受校领导委托参与社区居委会合并有关工作。
7.举办了2期办公室主任研讨班，目的是主动配合学校内部管理体制改革和管理重心下移，扩展行政综合协调与办事网络，作队伍和业务准备。
三、
全年港澳台办完成的工作主要有：
1.精心策划、圆满完成了各项港台联络、接待、庆典活动，主要有：
李达三外语楼落成典礼
台湾朝阳科技大学合作签约仪式
龙赛理科楼捐资签字仪式与奠基典礼
台湾致理商学院合作签约仪式
香港苏浙同乡会两次来访
高雄浙江同乡会一行来访
台北宁波同乡会一行来访
台湾大专院校参访团一行来访
曹光彪信息楼奠基典礼
荣华学者奖励计划第二届颁奖典礼
叶杰全设计软件捐赠仪式
绣山清寒奖学金首届颁奖典礼
台湾大学工学院合作签约仪式
宗瑞奖学金颁奖典礼
2.成功组织了甬台大学生夏令营访台、校领导顺访香港、传播学院师生访台活动，完成了有关审批手续办理、联络、礼品筹制等工作。
3.以各种形式加强了与上级侨办、台办、统战部海外联谊会、政协港澳台侨委员会的业务关系，密切了与港台宁波帮团体、王宽诚基金会、邵氏基金会的联系。
4.更加重视非基建的捐赠项目的有关活动，配合学校引导更多助教兴学人士转向设备、软件、奖学金、奖教金等方面。
5.整理了一批（50名）港台知名人士的联络资料。
四、
全年网络通讯方面完成的主要工作有：
1.组织了校园网二期规划和建设工作：①新增校园网办公终端200余个，总数达600余个；②校园网的电信出口提速到10兆；③新学生公寓500余终端接入宽带互联网，寒假前将达1000个，领国内高校之先；开通了12、13、15等幢老学生宿舍ISDL网络专线；④组织了校区住宅区宽带互联网的接入的线路敷设工程，开通120余终端，并可直接浏览校园网。
2.继续推进了办公信息化工作：制订并发布了“关于推进办公信息化工作的若干意见”，组织了学校2001年办公信息化活动周，调整了校园网信息结构、更新了学校内外网页，进行了网页评比和操作培训，督促各单位部门全部更新其网页，发放办公用计算机90余台。
3.在数倍扩容的情况下保证了校园网运行基本正常，继续承担了教务网的运行维护，并承担了首次网上招生的技术工作，同时支持宣传部开辟网上视频点播、涌潮网站，配合了设备处的全校计算机资源统一利用和信息学院的上网操作教学等工作。
4.管理学校通讯国有资产：完成了学校一级各类通讯费、邮费、设备购置与维修费的计划、执行、审核等管理工作，节余资金30余万元；组织完成了旧通讯设备的处置、校区住宅虚拟电话改制、电话号码表的修订和原海洋学校、林业学校通讯工作的合并；组织联系镇海电信预设了校区住宅区通讯电缆下放的地埋管道；通过各种渠道收集整理了1800多位教职工的住宅电话号码和部分手机号码，虽不便公布，但提供查询。
五、
全年校办\港澳台办自身建设的主要进展有：
1.开展窗口建设，提高质量和效率，树立校办形象。在长期工作积累的基础上，我们将与师生员工和学校外部接触最多的岗位工作作为“窗口”来建设，明确了“收文办理、发文办理、公务承办、信访办理、印章管理、联络接待、综合协调、网络服务”8个窗口，具体要求是：坚守岗位、主动热情、办事规范且手续简化（既坚持原则又灵活处理）、记录详实、积累案例、改进提高。前5个窗口已全面符合上述要求。为保障窗口正常运行，推行了首问责任制、留言制、留守制、AB角制。
2.重视思想和作风建设，增强服务意识。一是反复强调校办\港澳台办是学校的综合协调部门、港澳台事务的归口职能部门和校行政领导的办事机构，面向校领导、各单位部门和全校教职工服务，也是学校对外的窗口，其机关作风的好坏事关学校的对外形象、学校行政工作的整体形象和校行政领导的形象。二是在大力提倡依法治校、民主办学思想和管理服务、管理育人理念，强调围绕教学科研第一线开展服务的基础上，确立了“真诚热情、谦虚谨慎、勤奋踏实、认真细致、规范高效、勤俭节约、公开与保密、任劳任怨”8方面的建设目标。
3.重视队伍建设和人的培养，提高人员素质，调动工作积极性。围绕事业和利益这两个基本问题注重做好凝聚工作，潜心观察、发现和发挥校办每个人的长处，在工作安排中扬长避短、合理调配；既严格要求、提高实力，又努力创造与争取机会，实实在在地关心每个人的进步与发展。2001年校办主任调任万里学院副院长、党委副书记，1名副主任调任农工民主党市委专职副主委和市政协副秘书长；5人定级为主任科员（其中2人提升为副主任）、1人提升为主任科员，5人提升为副主任科员；可谓全面结果、老人新岗，个人与事业共同进步。同时，强调校办的今天是16年来66位人员努力工作的结果，充分肯定每个人对校办工作的作用和贡献。虽然缺编2-3人且挂职不在岗1人，但校办人员工作积极性却空前高涨，团结协作、生龙活虎，许多同志经常主动加班加点。仅以今年暑假为例，办理上级来文156件（其中急件33件），办理学校行政公文34件（其中急件24件）、复印资料2955页，审核使用校印159人次（780份）、校长签名章15人次（101份）、介绍信44人次（36份），查阅档案23人次；组织港台人士来访接待活动5次、接待来访客人12批次（60余人）、组织对外联络4项，帮助联系解决子女入学问题15人次。
4.提倡开展与本职工作密切结合的高校管理研究。本职工作为管理研究提供丰富的素材，管理研究成为提高本职工作水平的理论指导，也是职称评定的需要。2001年办公室人员在研课题12项，发表论文31篇（含核心期刊5篇）；晋升副高、中级职称各1人，并为2002年各晋升2人做好了比较充分的准备。办公室还组织全体人员制订了5年培养发展计划。
六、
全年校办\港澳台办工作中的问题和不足主要有：
1.综合管理能力不强：整个学校的管理工作比较薄弱、不规范、很忙乱，这种状况与校办/港澳台办综合管理能力不强有很大关系。在外部，与政府部门、港台人士、兄弟院校、企事业单位等社会各界的联络需要有重点地大力加强，需要努力掌握高教界和社会重要动态；在内部，开展综合协调、调查研究、督促检查、关注热点、政策研究、参谋助手等功能都发挥得很有限，“准管家意识”不够强；主动出击的外联、外宣、形象塑造较为缺乏。
2.依法治校急需落实：最突出的问题是要快速增强协调处理学校法律事务、维护学校法人权益、管理无形资产等能力；其次是需要继续加强规章制度建设，以合法性、科学性（合理性）、系统性为重点。
3.管理研究的水平与层次不够：校办人员读书学习不够，管理理论欠缺，论文多发表于一般刊物，研究课题多为校、市级。
4.网络服务不够：校园网尚在建设发展过程中，尚有很多不完善之处，远端维护力量不足、维护不周，“网不通”是困扰我们的一个难题，主观上服务意识、技术水平、管理水平、行业规范都不够，客观上涉及被访站点、外网、主干、供电、病毒、终端设置等很多环节。
5.人员缺编严重，港澳台经费渠道需要理顺。
总之，一年来校办/港澳台办，呈现出朝气蓬勃、奋发有为的新局面，工作上硕果累累。我们绝大多数人都很优秀，经常有四、五位同志一样地优秀，当主任的怎样对待成了难题。考核测评有排序，但每个人相对于自己过去都付出了更大的努力、取得了一定的进步。在全校的年底考核中，我们的结果非常好。这是校办/港澳台办绝大多数同志辛勤劳动、无私奉献、精诚合作、共同努力的结果，是各单位、部门积极配合、大力支持的结果，是书记校长正确领导、关心鼓励的结果，也得益于前任留下的工作基础。为了我们每个人的继续进步和校办工作的继续提高，我们以更高的要求和标准认真分析研究了存在的问题和不足，制订了发扬成绩、克服不足、解决问题的计划，2002年将成为校办/港澳台办取得更大成绩的一年。
校办/港澳台办
2002年1月21