校长办公室职能

校长办公室是学校实施行政领导与管理的办事机构和学校行政工作的综合协调机构，在校长和副校长领导下履行以下主要职能：

1.负责学校行政事务的综合协调、督查、调研和信访工作。

2.负责校级行政公文的办理工作；负责组织起草全校性行政工作规划、计划、总结、情况汇报、交流材料与行政领导讲话稿、校务工作报告等涉及学校行政工作全局的文件，组织拟订全校性行政规章制度，办理以学校名义发布的有关行政事项的通知、通告、通报等，编印校长报告书。

3.负责组织安排校长办公会议、校级行政会议和以校行政领导名义召开的专题工作会议，做好会议记录并督促检查会议决定和部署的贯彻执行情况。

4.负责组织协调全校性重大活动；负责校行政对外（不含国外）联络接待事务，编印校志、年鉴等校史资料和学校简介、画册等宣传交流材料。

5.负责学校行政印章和介绍信的管理工作；规范学校行政机构的铭牌制作。

6.负责学校作息时间安排、节日及寒暑假安排、节假日值班及日常总值班安排、行政办公用房调配、行政公务活动场所（会议室）管理等学校行政机关事务工作；负责指导行政处级机构的办公室业务工作。

7.负责学校综合统计和行政信息工作，负责组织协调管理信息化工作。

8.负责校行政领导的秘书工作和校务委员会的日常工作，完成上级部门和校行政领导交办的有关工作。

校办主任岗位职责：

1.主持办公室工作，负责全面履行校长办公室的各项职能，负责办公室年度工作、月度专项工作的计划安排、组织落实、检查总结；

2.配合校领导做好学校规划计划和管理质量体系建设工作；

3.配合校领导做好学校行政事务的综合协调工作，包括各类重大活动的总体协调工作；阅批各类行政公文；

4.配合校长、副校长做好学校法人事务、内外形象、无形资产的管理工作；负责印信管理，负责特殊情况下学校行政印信使用审核；

5.负责办公室建设，包括队伍建设、制度建设、作风建设，包括人员调配、管理、进修培训、职称职务评聘、考核奖惩等；负责对各处级机构办公室建设进行业务指导；

6.负责办公室的经费管理，包括预算决算、财务计划、借款报帐审核、材料家具设备购置安排与审核；分管通讯中心，管理通讯经费；

7.联系学校党办、组织、宣传/统战、科研、人事/离退休、学生、计划财务、共青团工作，联络成教学院、科技学院、国际交流学院等管理为主型学院；

8.分管承办、督查、信访、稳定工作；分担校领导公务活动的服务工作；

9.负责处理校领导交办的其他工作。

校办副主任（文秘）岗位职责：  

协助主任工作，独立完成分工承担的以下各项工作：

1.分管文秘工作，根据校领导指示和有关会议的决议、决定，组织起草和办理以学校行政和办公室名义发布的公文（发文办理），复核学校行政公文，指导、开展各部门、学院二级发文工作；组织起草各类公务函件、学校工作总结、领导讲话稿、大型会议报告、提（议）案等综合材料；

2.分管规章制度建设和综合资料工作，组织修订学校行政管理规章，修订编印并审核校长报告书、年鉴、校志、校史、画册、简介、规章制度汇编和机构设置一览等；

3.分管综合统计工作，审核高校基本情况统计表和各类专项统计表，组织全校专、兼职统计员队伍建设、统计制度建设和业务建设；

4.分管校务公开工作；负责校长办公会议的会务工作，做好校务委员会的会务工作，组织完成校级会议的材料、记录、纪要等会务工作；

5.分管信息、调研、管理研究工作，组织编辑《决策参考》、《校办通报》；负责组织办公室科研工作；

6.联系学校研究生、保卫、保密、审计、图书、档案、学报工作，联络商学院、文学院、法学院、教育学院、基础教育学院、外语学院、传播与艺术学院、海运学院（船员教育和培训质量体系）；

7.分担校领导公务活动的服务工作；

8.完成领导交办的其他工作。    

校办副主任（行政外联）岗位职责：

协助主任工作，独立完成分工承担的以下各项工作：

1.分管对外联络、公务接待工作，负责加强与上级主管部门及有关方面、兄弟单位及社会各界的联系，协助校领导发展学校的公共关系；

2.负责组织大型活动，组织有关筹备、联络、制定方案、协调布置、落实、总结等工作；

3.协调组织办公信息化工作；

4.分管领导勤务、机关事务和办公室内部事务工作，协调行政月度工作安排、每周会议、节假日与寒暑假安排，组织总值班工作，负责办公室纪律、考勤、安全保卫、节能、卫生等工作；

5.联系学校地方合作与服务/港澳台、教务、设备、外事/留学生、医学卫生、后勤产业管理、后勤集团公司、校园建设、产学研、工会等工作，联络体育学院、理学院、材化学院、工学院、信息学院、建工学院、生命学院、医学院、附属医院和教职工集居区街道、社区；

6.负责校领导公务活动的服务工作；

7.完成领导交办的其他工作。

校办职员岗位职责

一、行政外联协理岗位职责

1.对外联络。组织开展学校对外联系联络工作，计划、联络、准备、安排、参与校领导的外联活动（包括新年走访、团拜），与有关单位、个人保持联系，邮寄学校宣传资料、贺卡等；帮助联系引进人才子女入中学事宜，联系教职工集居区街道和社区居委会；

2.来访接待。协调安排上级机关、同级兄弟单位领导的来访接待；

3.大型活动。协调全校性重大活动，拟定活动计划、方案，负责有关联络、布置、准备、行程、票务、食宿等安排和账务结算处理，办理会务；

4.机关事务。负责办公楼的日常管理，拟定办公用房调整方案；管理和规范全校机构铭牌；负责检查督促办公室卫生、绿化美化、安全保卫、节能等方面的日常工作；

5.领导勤务。负责办理校行政领导、协管的离退休人员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会福利等待遇的登记造册、报批、领取、分发等手续，负责校办的考勤；调度安排校行政领导、办公室等公务用车；

6.完成领导交办的其他工作。

二、行政外联秘书岗位职责

1.领导勤务。承担校行政的服务工作，包括校内外公务活动的联络、布置、行程、用车、票务、食宿、费用等安排，承担校行政领导接待、晤谈的预约、安排、记录及有关文书档案的定期整理、分类、归档工作，提供校行政领导公务活动信息；

2.内部事务。负责编排校行政领导月度专项工作安排，协调每周会议安排、校历安排、节日及寒暑假安排、节假日值班及日常总值班安排、作息时间安排，名片印制工作；

3.负责同级兄弟单位领导的来访接待；参与学校重大集会、大型（含庆典）活动的联络和会务工作；收集整理已经和可以与学校建立联系的单位、个人、团体的联络信息和背景资料，建立外联档案；负责公务活动场所（会议室及奠基厅）的日常管理、调度、维护保养，做好会议服务工作；

4.礼品管理。负责外联礼品的筹制、保管、使用登记、帐务管理和接受礼品的保管、登记、陈列、移交；

5.承担校行政领导和办公室设备、家具、办公用品的采购、保管、分发、领用、登记、维护维修、处置和消耗性材料领用、固定资产管理等工作；

6.任副校长兼职秘书及行政老领导联络员；完成领导交办的其他工作。

三、公文协理岗位职责

1.发文办理。组织学校行政公文的办理工作，负责公文审核；具体指导处级机构办公室的公文办理工作；具体承担学校非常设与临时性机构、规章制度的清理和汇编工作；承担校长报告书、年鉴等综合资料的组稿、编辑工作；

2.综合统计。负责完成学校综合统计工作的各项任务和统计单位、统计代码证管理，具体组织、建立、健全学校综合统计网络，组织统计证考试和兼职统计员队伍，指导、评价、考核各单位、部门统计工作，开展计算机辅助统计、推进统计手段现代化；

3.办公信息化。负责巡视学校和各单位、部门网页，提出更新建议，督促推行学校管理信息的网上传递；负责办公室管理的学校网页内容和办公室网页的制作与及时更新；协调和督促各单位、部门开展办公信息化工作；

4.做好学校行政公文、会议安排、综合资料的网上发布工作；负责机要文印室的安全、保密和各类设备的维修保养、消耗性材料的制备保管工作；

5.完成领导交办的有关工作。

四、文秘岗位职责

1.公文起草。起草以学校、校办名义发布的公文（决定、通知、通告、通报等），组织起草全校性规章制度；

2.文字信息。起草以学校名义发送的各类信函、画册、学校简介材料等；负责收集社会各界（特别是上级机关）、兄弟院校关于高等教育发展的信息；负责校办信息发布、学校一周简讯的内部组稿及报送工作；

3.综合资料。承担校长报告书、年鉴、校志、校史、画册等综合资料的编印工作；具体编辑《决策参考》、《宁大校办通报》等；承担学校概况和有关汇报材料的编写工作；

4.会务工作。负责组织校领导专题会议、校务委员会会议、中层干部会议、处长会议、院长会议等校级会议的材料准备、签到、安排、记录、会议资料归档、纪要编发、讲话发言记录整理等会务工作；

5.任副校长兼职秘书，负责完成领导交办的其他有关工作。

五、 校长秘书岗位职责

1.起草全校性工作规划、计划、总结、情况汇报、交流材料与校务工作报告、校长讲话稿等涉及学校工作全局的材料及以校长名义签发的非国外、港台公务信函，整理编辑《校长报告书》、年鉴（或校志）的领导演辞部分；

2.具体承担校长校内外公务活动的日程安排和联络、布置、行程、用车、票务、食宿、费用等安排，具体承担校长接待、晤谈的预约、安排、记录等工作，经办公室同意后向各类信息刊物、媒体提供校长公务活动信息；

3.负责校长办公会议有关会务工作，整理会议纪要；负责校长召开的各类专题会议的会务工作，整理会议纪要；

4.承担校长文书档案等资料的定期整理、分类、归档工作，协助行政秘书做好校长报刊订阅收送、信函收发、文具配置、设备配置与维修、办公室整理等日常服务工作；

5.校长委托时管理校长印章、签名章，负责用印及校长签字的程序性常规审核；

6.完成领导交办的其他工作。

六、机要秘书岗位职责

1.文件传阅。承担行政收文的签收、计算机数据库登录、送批、传阅、催办、反馈、归档等日常工作；负责机要通信工作；负责承办、督办、信访件的登记运转；

2.印信管理。承担学校行政印章、校办印章的日常用印管理，管理行政介绍信，承担学校各级和不定级机构印章的日常管理、规范、指导、评价、考核工作，管理学校事业单位机构代码证和事业单位法人证书；

3.内网管理。负责校领导公文传阅专用网络的日常管理和维护，保证其正常运行，实行收文阅件网上传阅；

4.资料管理。收集、整理高等教育方面的国家法律法规、政府规章、报刊杂志报道、教育行政部门动态信息、兄弟院校简讯简报、网络信息等，管理办公室资料、报刊杂志订阅、收发和公务信函、传真收发工作；  

5.参与办公室行政、文秘的有关工作；

6.任副校长兼职秘书，完成领导交办的其他工作。

通讯中心职能

1.管理通讯经费：受用户委托负责学校办公电话用户的电话费收、付工作，负责执行通讯费补贴政策，负责校领导通讯费的缴付、报销；

2.管理通讯设施：管理通讯国有资产和通讯施工项目，制订通讯线路规划，保管线路图；

3.保持与电信行业的联系，编制电话号码表；

4.承担外线工作：组织网络线路、电话线路的室外线路铺设和市内布线工作，负责落实建筑项目的弱电线路设计和验收，受电信行业委托承担学生宿舍校园卡电话、办公虚拟局电话和直线电话的线路、设备的维护维修；

5.做好服务：完成主任交办的有关工作，指导各单位、部门的通讯业务工作。

通讯中心负责人岗位职责

1.主持通讯中心日常工作，负责中心年度、月度、专项工作的计划安排、组织落实、检查总结，负责中心的制度建设和作风建设，联系电信行业，代管校园卡电话；

2.负责拟定校园通讯网络的建设发展规划、通讯线路规划并组织实施，联系电信部门并组织中心人员排除通讯故障、从技术上维护校园通讯网络的安全、正常运行；

3.组织网络线路、电话线路的室外铺设和室内布线，落实建筑项目的弱电线路设计和验收；

4.组织中心人员做好校园通讯网络施工项目、国有资产和通讯经费管理的日常工作；

5.指导各单位、部门的网络、通讯业务工作；完成领导交办的有关工作。

通讯管理员岗位职责

1.受用户托负责学校办公电话用户的电话费切块、统计年报、收、付工作；

2.负责校领导通讯费的缴付、报销，保管线路图，收集并编制电话号码表；

3.参与校长办公室有关行政工作；

4.任副校长兼职秘书；

5.完成领导交办的有关工作。